Informasi tentang Proforma Invoice dalam Transaksi Jual-Beli

Proforma invoice adalah salah satu jenis invoice yang penting dalam transaksi jual-beli. Bagi Anda yang memiliki usaha atau menawarkan jasa, tentu sudah tidak asing dengan keberadaan invoice dan faktur. Invoice memuat informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli dalam suatu kegiatan transaksi jual-beli. Lalu, apa itu proforma invoice? Seberapa pentingkah proforma invoice? Mari simak penjelasannya berikut ini.

Mengenal Proforma Invoice

Proforma invoice adalah salah satu dokumen penting dalam sebuah kegiatan transaksi jual-beli. Bisa dibilang, proforma invoice atau faktur proforma adalah faktur sementara yang dikeluarkan oleh pihak penjual atau penyedia jasa kepada pihak pembeli atau pelanggan. Biasanya, proforma invoice diberikan sebelum pihak penjual mengirimkan barang atau jasa yang mereka sediakan.

Selain sebagai faktur sementara, faktur proforma juga bisa menjadi faktur pengganti, terutama jika penyediaan barang atau jasa dari pihak penjual dilakukan secara bertahap. Dengan adanya proforma invoice, pihak pembeli akan selalu ingat dengan kewajibannya untuk melunasi pembayaran atas barang atau jasa yang dibeli. 

Baca juga: Cara Hitung Penghasilan Tidak Kena Pajak

Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice

Lalu apakah perbedaan invoice dan proforma invoice? Perbedaan mendasar keduanya dapat dilihat dari pengertian masing-masing istilah. Invoice atau faktur biasa berisikan informasi mengenai produk atau jasa yang dibeli, jumlah tagihan yang harus dibayar, dan juga termin pembayaran yang harus dilunasi pelanggan.

Sedangkan proforma invoice atau faktur proforma merupakan faktur ringkasan dari penjual kepada pelanggan sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa berlangsung. Isi faktur proforma lebih lengkap daripada isi invoice atau faktur biasa. Biasanya proforma invoice memiliki informasi mengenai jenis dan jumlah produk atau jasa yang dibeli, rincian produk atau jasa, nilai barang yang dibeli, dan informasi tambahan terkait dengan kegiatan transaksi, misanya berat dan biaya pengiriman.

Perbedaannya dengan invoice biasa yang paling mencolok adalah adanya pembuatan pencatatan kegiatan transaksi. Pada jenis faktur proforma, pencatatan transaksi masih berupa draft sementara yang nantinya perlu dikonfirmasi oleh pembeli agar bisa diproses menjadi invoice.

Fungsi Proforma Invoice

Sebenarnya, proforma invoice merupakan jenis invoice yang memiliki banyak fungsi. Berikut adalah tujuh fungsi proforma invoice yang paling umum:

1. Sebagai dasar estimasi harga yang harus dibayar oleh pihak pembeli untuk melunasi tagihan pembayaran.
2. Untuk mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh pihak pembeli.
3. Menjadi rujukan yang sah saat terjadi kesalahan dalam transaksi bisnis atau kegiatan jual-beli.
4. Menjadi rujukan yang sah untuk memasukkan transaksi penjualan ke dalam pembukuan keuangan atau laporan keuangan.
5. Sebagai draft faktur yang dapat diperbaiki jika terdapat informasi yang keliru mengenai barang atau jasa yang dijual. 
6. Sebagai rujukan yang sah apabila nantinya barang atau jasa yang tercatat akan dijual ke pihak lain oleh pembeli awal.
7. Menjadi rujukan yang sah sebagai faktur pajak, misalnya untuk pelaporan e-Faktur.

Pemakaian Proforma Invoice 

Lalu, kapankah proforma invoice ini dipakai? Umumnya, proforma invoice digunakan dalam transaksi jual-beli dengan format pembayaran di muka. Proforma invoice digunakan sebagai bentuk kepastian bahwa pembiayaan atas pembelian tersebut telah lunas sebelum pihak penjual menyelesaikan pesanan.

Proforma invoice juga bisa berfungsi sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli oleh pihak penjual. Jika proforma invoice telah dikeluarkan dan disampaikan kepada pihak pembeli, maka kemungkinan besar penjualan tersebut akan terjadi. Bisa dibilang, proforma invoice juga bisa menjadi semacam “proposal penjualan” karena transaksi tersebut sedang diproses. 

Baca juga: 7 Kewajiban Pajak UMKM

Unsur-Unsur dalam Proforma Invoice

Setelah kita tahu tentang apa itu proforma invoice dan fungsi pemakaiannya dalam berbisnis, kini kita harus tahu juga bagaimana cara membuatnya. Dalam pembuatan proforma invoice, Anda perlu memperhatikan beberapa hal. Beberapa unsur yang harus ada dan dimasukkan dalam sebuah proforma invoice adalah sebagai berikut: 

1. Identitas pihak penjual (berupa nama perusahaan atau nama penjual, alamat, dan kontak penjual).
2. Tanggal pembuatan proforma invoice.
3. Nama dan informasi produk atau jasa yang dibeli.
4. Jumlah pembelian, harga, tarif pajak, besaran pajak, dan juga jumlah total.
5. Rincian proses pembayaran (bisa berupa informasi mengenai cicilan pembayaran atau metode pembayaran).
6. Tanggal jatuh tempo pembayaran yang disetujui oleh pihak pembeli.

Perlu diingat, Anda bisa mengurangi atau menambahkan informasi yang ada di dalam proforma invoice. Intinya adalah menyesuaikan dengan situasi dan kondisi saat Anda melakukan transaksi jual-beli. Dari sini, dapat ditarik kesimpulan bahwa proforma invoice adalah proforma sementara yang diberikan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli sebelum produk dikirimkan. Proforma invoice juga bisa menjadi draft invoice sebelum pembeli mengeluarkan invoice yang sebenarnya. Bagi Anda yang kesulitan untuk membuat faktur atau invoice, bisa menggunakan aplikasi AyoPajak yang memiliki fitur e-Faktur. Mari taat pajak bersama AyoPajak yang merupakan PJAP resmi dan diawasi langsung oleh DJP.